Kvalifisert eSegl (QSCD) for digital signering av vitnemål og diplomer
Gjør overgangen til digitale utdanningsbevis enkel og trygg. Med et kvalifisert elektronisk segl fra Commfides kan skoler og universiteter signere vitnemål og diplomer digitalt – med samme juridiske gyldighet som papirdokumenter, godkjent i hele EU.
Hvorfor signere digitale vitnemål og diplomer?
Digitale vitnemål, diplomer og kursbevis blir stadig vanligere, og utdanningsinstitusjoner trenger en sikker måte å signere disse dokumentene på digitalt. Med et kvalifisert elektronisk segl (e-segl) fra Commfides kan skoler og universiteter utstede digitale utdanningsbevis som er like pålitelige som tradisjonelle papirdokumenter.
Et kvalifisert e-segl fungerer som institusjonens digitale stempel og bekrefter dokumentets integritet og avsenders identitet. Løsningen er godkjent i henhold til eIDAS-forordningen (EU) og akseptert i hele Europa – for eksempel kan skoler signere vitnemål med et elektronisk segl som anerkjennes på tvers av alle EU-land. Dette sikrer at digitale vitnemål og sertifikater kan verifiseres av mottakere, uansett om det er en arbeidsgiver i Norge eller en universitetspartner i utlandet.
Les mer om Europass og hvordan utstede European Digital Credentials for Learning.
Hva er et kvalifisert eSegl? (QSCD)
Et kvalifisert e-segl er en digital signatur for virksomheter – altså et elektronisk segl som en organisasjon bruker for å signere dokumenter på en offisiell måte. Der en personlig e-signatur knyttes til en person, knyttes e-seglet til institusjonen som utsteder dokumentet. Teknisk sett utstedes e-seglet som et kvalifisert sertifikat på et sikkert QSCD-enhet (f.eks. et smartkort), noe som betyr at det oppfyller strenge sikkerhetskrav. Når en utdanningsinstitusjon signerer et vitnemål med e-seglet sitt, garanterer det at dokumentet stammer fra den legitime institusjonen og at innholdet ikke er endret siden signering.
Når smartkortet er mottatt og aktivert, kan utdanningsinstitusjonen integrere det i sine systemer for dokumentsignering og produksjon (f.eks. signere PDF-vitnemål via Adobe Acrobat eller Commfides Signeringsporten). Commfides tilbyr veiledning for installasjon og bruk slik at dere raskt kommer i gang.
Om Commfides kvalifisert eSegl (QSCD)
Å bestille et kvalifisert e-segl fra Commfides er enkelt, og løsningen leveres raskt klart til bruk.
- Inkludert: Kvalifisert eSegl utstedt på et smartkort (QSCD) med medfølgende kortleser
- Leveringstid: eSeglet produseres og sendes normalt innen 4 arbeidsdager etter mottatt og godkjent bestilling
- Gyldighet: eSeglet leveres i henhold til en abonnementsavtale hvor årsavgiften inkluderer vedlikehold og support. ´
Det tekniske sertifikatet er gyldig i tre år og fornyes og sendes ut automatisk hvis ikke oppsigelse av abonnement er kommet en måned før utløpsdato. Abonnementet kan sies opp når som helst under hele levetiden. - Support: Vi har norsk support og er tilgjengelige alle hverdager mellom kl. 08:00 – 17:00 og hjelper deg hvis du har spørsmål:
Telefon: +47 21 55 62 60
E-post: servicedesk@commfides.com
Slik foregår leveransen:
2. Signering av avtale
En signaturberettiget person hos institusjonen (for eksempel rektor eller administrativ leder) signerer bestillingsavtalen elektronisk for å bekrefte opplysningene.
3. Motta eSeglet og PIN
eSeglet leveres til registrert mottaker på et smartkort. PIN-koden sendes separat digitalt etterpå. Når kort og PIN er mottatt, kan eSeglet tas i bruk for digital signering.
Trenger du hjelp?
Vår support er tilgjengelig alle hverdager kl. 08:00 – 17:00.
Har du spørsmål om en bestilling, leveranse eller noe annet?
Ikke nøl med å ta kontakt – vi hjelper deg gjerne.
Telefon
+47 21 55 62 60
E-post
servicedesk@commfides.com
FAQ
Nedenfor finner du de vanligste spørsmålen vi mottar om bruk av kvalifiserte eSegl for signering av vitnemål og diplomer.
Ofte stilte spørsmål om signering av vitnemål og diplomer
Digitale vitnemål er elektroniske versjoner av vitnemål utstedt av utdanningsinstitusjoner. Som regel leveres de som PDF-filer med en innebygd digital signatur/segl fra skolen.
Det digitale vitnemålet inneholder samme informasjon som et tradisjonelt papirvitnemål (fag, karakterer, grad osv.), men kan enklere deles elektronisk. Studenter kan for eksempel laste ned vitnemålet og sende det som vedlegg i jobbsøknader, eller dele det via tjenester som Vitnemålsportalen.
Fordelen med digitale vitnemål er at de er lett tilgjengelige for kandidaten og enkle å verifisere for mottakere. Man slipper behovet for “rett kopi” eller stempling av papirdokumenter – den digitale filen er originalen. Så lenge den digitale signaturen er gyldig, anses dokumentet som autentisk og uendret.
Et kvalifisert eSegl er nødvendig for å gi digitale vitnemål og diplomer tillit og juridisk gyldighet. Uten et kvalifisert segl ville det vært vanskelig for mottakere å vite om en PDF med vitnemål faktisk kommer fra en legitim skole, eller om den kan ha blitt manipulert. Med e-segl sikres det at dokumentets opprinnelse kan verifiseres og at ingen har endret innholdet etter signering.
eSeglet fungerer som et offisielt stempel: det indikerer at dokumentet er utstedt av en sertifisert utdanningsinstitusjon og oppfyller kravene i eIDAS. Dette er spesielt viktig når vitnemål skal brukes internasjonalt – et kvalifisert e-segl gjør at et digitalt diplom fra Norge blir akseptert som ekte i andre land, på samme måte som vi i Norge stoler på dokumenter signert med eSegl fra andre EU-land. Kort sagt, eSeglet beskytter mot forfalskninger og sikrer at digitale utdanningsbevis holder nødvendig standard og tillit.
Verifisering av et digitalt signert dokument skjer normalt automatisk ved åpning av filen i en PDF-leser. Hvis et vitnemål er signert med Commfides sitt kvalifiserte e-segl, vil f.eks. Adobe Acrobat Reader gjenkjenne signaturen som gyldig så lenge avsenders sertifikat er på EUs tillitsliste.
Mottakeren vil typisk se en indikator som viser at dokumentet er digitalt signert av [Navn på institusjonen] og at signaturen er gyldig. Dette bekrefter at dokumentet ikke er endret, og at det virkelig er utstedt av den angitte skolen. Skulle det digitale vitnemålet bli endret etter signering, vil signaturvalideringen feile og mottakeren blir advart.
For ekstra kontroll kan man også bruke offentlige verifikasjonstjenester. I Norge kan arbeidsgivere og institusjoner få tilgang til vitnemål via Vitnemålsportalen, der studenter deler sine resultater direkte. Dokumenter signert med kvalifisert e-segl kan også lastes opp i slike portaler eller andre verifiseringsverktøy for sjekk. Men i de fleste tilfeller er det tilstrekkelig å åpne PDF-en i et program som automatisk validerer signaturen – den innebygde e-seglet sørger for at mottaker umiddelbart ser om dokumentet er ekte.
Bestilling: Utdanningsinstitusjoner kan bestille kvalifisert e-segl direkte fra Commfides. Dette gjøres ved å fylle ut et digitalt bestillingsskjema (tilgjengelig på Commfides’ nettsider) med nødvendig informasjon om institusjonen. Under bestillingen angir dere kontaktperson og hvem som skal stå som mottaker av smartkortet. Når skjemaet er sendt inn, vil Commfides verifisere opplysningene. Deretter signeres avtalen av en ansvarlig representant for institusjonen (f.eks. daglig leder eller en annen som har signeringsrett). Signeringen gjøres elektronisk – hele prosessen foregår digitalt.
Mottak: Etter at bestillingen er godkjent, produserer Commfides e-seglet og lagrer det på et sikkert smartkort (samt klargjør en USB-kortleser om nødvendig). Smartkortet med det kvalifiserte sertifikatet sendes til den oppgitte mottakeradressen. Leveringstiden er vanligvis omkring 4 arbeidsdager fra bestilling er godkjent. For sikkerhets skyld sendes PIN-koden til smartkortet separat (typisk via e-post). Når både smartkort og PIN-kode er mottatt, kan dere installere nødvendig programvare/drivere, sette inn kortet i kortleseren og begynne å signere dokumenter digitalt med det nye e-seglet. Skulle dere trenge bistand underveis, står Commfides’ supportteam klart til å hjelpe til med installasjon og opplæring.
